Wichtige Punkte bei der Anstellung von Mitarbeitenden

Dein Unternehmen erlebt positive Entwicklungen und nun erwägst du, die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einzustellen? Dieser Schritt erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass der Einstellungsprozess reibungslos verläuft. Im Folgenden erfährst du, worauf du achten solltest.

Die Entscheidung, die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einzustellen, markiert einen spannenden Meilenstein für dein Unternehmen. Nicht nur signalisiert dies den bisherigen Erfolg, sondern auch deine Bereitschaft, weiter zu wachsen.

Um sicherzustellen, dass dieser Schritt erfolgreich verläuft, haben wir die 10 wichtigsten Fragen für Sie zusammengestellt, die wir von unseren Gründerinnen und Gründer am häufigsten gestellten bekommen.

1. Wann ist der ideale Zeitpunkt für die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter?

Den idealen Zeitpunkt für die Einstellung von Mitarbeitenden zu finden, gestaltet sich nicht immer einfach. Einerseits sind finanzielle Ressourcen erforderlich, andererseits sollte genügend zeitlicher Spielraum eingeplant werden. Die Einarbeitung der neuen Person erfordert ebenfalls ausreichend Zeit. 

Falls du dich in den folgenden Aussagen wiedererkennst, könnte es an der Zeit sein, Unterstützung ins Team zu holen:

• Dein Terminkalender ist dauerhaft überfüllt und du findest kaum die Zeit für Erholung.

• Anfragen von Kunden bleiben eine lange Zeit unbeantwortet und der Kundenservice leidet unter Zeitmangel.

• Wichtige strategische Entscheidungen werden aufgeschoben oder vernachlässigt. Dein unternehmen verpasst möglicherweise Chancen aufgrund von fehlender Zeit.

• Dein Unternehmen wächst und du benötigst zusätzliche Unterstützung und/oder spezialisiertes Know-how.

• Du spürst, dass die Inspiration für neue Ideen und Ansätze abnimmt. Es fehlen frische Perspektiven.

Falls du einige der obigen Anzeichen erkannt hast, könnte es dir und deinem Unternehmen gut tun, Unterstützung in das Team zu holen.

2. Darf ich als Einzelunternehmen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter anstellen?

Viele Start-Ups in der Schweiz beginnen mit einer Einzelfirma, um auf einfache Weise herauszufinden, ob es einen Markt für das anzubietende Produkt bzw. die anzubietende Dienstleistung gibt. Die Gründung einer Einzelfirma ist schnell und kostengünstig, wie auch im Blogbeitrag "Einzelfirma: Vor- und Nachteile" erklärt wird. Wenn sich die Einzelfirma wie erhofft entwickelt, wird schnell klar, dass Mitarbeiter benötigt werden. Dies stellt mit einer Einzelfirma kein Problem dar. Als Inhaber der Einzelfirma können Sie problemlos Mitarbeiter einstellen und sie bei der SVA (oder SUVA) anmelden.

3. Wie rekrutiere ich eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter?

1. Stellenprofil festlegen

• Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfasst die Position?
• Welche Qualifikationen und spezifische Kenntnisse sind erforderlich (Ausbildung, Berufserfahrung)?
• Welches Anstellungsverhältnis und welches Pensum sind sinnvoll?

2. Rekrutierungsprozess starten

• Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenanzeige
• Aktive Kandidatensuche und Weitergabe der Jobinformationen in deinen Netzwerken
• Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen oder Teilnahme an Karrieremessen

3. Bewerbungsverfahren abwickeln

• Gespräch vorbereiten: Definiere klare Ziele für das Bewerbungsgespräch. Plane das Bewerbungsgespräch so, dass du ein möglichst umfassendes Bild von den Bewerbenden erhältst (Hard- / Soft Skills und Arbeitsweise)
• Bewerbungsgespräch durchführen und eventuell einen Probearbeitstag vereinbaren
• Backgroundcheck für die Kandidaten in der engeren Auswahl: Kontaktiere die Referenzen ehemaliger Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber und fordere einen Strafregisterauszug sowie eventuell einen Betreibungsregisterauszug an

Bei der Rekrutierung ist es von besonderer Bedeutung, dass der Kandidat oder die Kandidatin in Bezug auf die Wertvorstellungen und Verhaltensweisen zur Unternehmenskultur sowie zum bestehenden Team passt (Cultural Fit). Das neue Teammitglied soll das Team sowohl persönlich als auch fachlich bereichern - Wobei man nicht vergessen sollte, dass viele Fähigkeiten auch während der Arbeit erlernt werden können.

4. Darf ich Personen aus dem Ausland anstellen?

Wenn du vorhast, ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) einzustellen, erfordert dies zusätzliche Überlegungen und Schritte.

1. Einreichung von Melde- oder Bewilligungsgesuchen

Für Mitarbeiter aus EU/EFTA-Staaten, die bis zu 90 Tage pro Jahr in der Schweiz arbeiten, besteht grundsätzlich eine Meldepflicht. Die Anmeldung kann über die Website des Staatssekretariats für Migration (SEM) erfolgen.

Für Angestellte aus EU/EFTA-Staaten, die mehr als 90 Tage pro Jahr in der Schweiz tätig sind, ist eine Bewilligung erforderlich. Wenn eine solche noch nicht vorhanden ist, liegt es in deiner Verantwortung, das entsprechende Bewilligungsgesuch bei der zuständigen kantonalen Arbeitsmarktbehörde einzureichen.

2. Anmeldung der Quellensteuer

Mitarbeitende, die der Quellensteuerpflicht unterliegen (ausländische Angestellte ohne Niederlassungsbewilligung), müssen innerhalb von acht Tagen nach Eintritt bei der zuständigen Steuerbehörde gemeldet werden.

5. Wie gestalte ich einen Arbeitsvertrag?

Der Arbeitsvertrag kann schriftlich, mündlich (und theoretisch sogar stillschweigend) geschlossen werden, wobei eine schriftliche Ausfertigung in den meisten Fällen ratsam ist. In bestimmten Situationen, wie bei Lehrverträgen, ist sie sogar bindend. Der Arbeitsvertrag sollte folgende Elemente umfassen:

• Angaben zum Unternehmen oder Arbeitgebenden
• Personalien der oder des Arbeitnehmenden
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort
• Art der Tätigkeit (Funktionsbezeichnung)
• Umfang der Tätigkeit und Beschäftigungsgrad
• Ferienansprüche und -regelungen
• Höhe des Lohns (plus allfällige Zuschläge) 
• Kündigungsfristen und eventuell Probezeit

Unbefristeter Vertrag: Halte fest, aus welchen Gründen und innert welcher Frist der Vertrag beendet werden kann. Ausserdem kannst du die gesetzliche Probezeit von einem Monat verkürzen, ganz streichen oder auf bis zu drei Monate verlängern.

Befristeter Vertrag: Eine Probezeit ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber auf Wunsch vereinbart werden. Trage das Enddatum der Beschäftigung ein (es sei denn, dieses wird durch den Abschluss eines im Vertrag genannten Projekts bestimmt).

Denken auch an folgende Aspekte:

• Angaben zu den geltenden Reglementen
• Bestimmungen zu den Sozialbeiträgen an die AHV und IV
• Pensionskassenreglement (falls erforderlich)
• Lohnanspruch / Rechte und Pflichten bei Krankheit, Schwangerschaft, Mutterschaft und Unfall sowie sonstigem Erwerbsausfall
• Eventuell Krankentaggeldversicherung und weitere freiwillige Leistungen

6. Welche Anstellungsarten gibt es?

Wer einen Mitarbeitenden einstellen möchte, muss unter anderem entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis befristet oder unbefristet sein sollte. Das heisst, es muss bestimmt werden, ob das Arbeitsverhältnis für eine unbestimmte Zeit abgeschlossen wird oder nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt dauern soll.

Benötigt man einen Mitarbeitenden nur für die vorübergehende Stellvertretung eines anderen Mitarbeitenden oder für die Dauer eines Projektes, empfiehlt sich ein befristetes Anstellungsverhältnis. Möchte man einen Mitarbeitenden für längere Zeit behalten, empfiehlt sich ein unbefristeter Arbeitsvertrag.

Des Weiteren muss entschieden werden, welche Anstellungsart der Mitarbeiter haben sollte, denn es gibt in diesem Rahmen verschiedene Möglichkeiten.

• Vollzeit (Arbeitspensum von 90 - 100%)
• Teilzeit (Hauptbeschäftigung mit Pensum kleiner als 90%)
• Nebenjob (Nebenbeschäftigung)
• Werkstudent (Arbeit neben dem Studium)
• Minijob (Arbeitsverhältnis mit Jahreslohn < CHF 2'300)
• Praktikum (Lernerfahrung in der Berufswelt)

7. Welche Versicherungen braucht die angestellte Person?

Arbeitgeber tragen die gesetzliche Verpflichtung, ihre Mitarbeiter bei der Ausgleichskasse zu registrieren und gegebenenfalls Familienzulagen zu beantragen. Hierbei startet die Beitragspflicht für Sozialversicherungen (AHV, IV, EO und ALV) am 1. Januar nach dem 17. Geburtstag. Neu eingestellte Mitarbeiter ohne bestehende Sozialversicherungsnummer müssen sofort bei der Ausgleichskasse gemeldet werden, während bei Mitarbeitern mit vorhandener Nummer die Meldung entweder sofort oder spätestens mit der Lohndeklaration am Jahresende erfolgen kann. Die kantonale Ausgleichskasse dient hierbei als effiziente Anlaufstelle. Wenn dir bei dieser Vorstellung bereits der Gedanke an bürokratischen Aufwand aufkommt – keine Sorge, dieser Prozess lässt sich heutzutage problemlos online erledigen.

Sofern dein Unternehmen bereits bei der Ausgleichskasse registriert ist, entfällt die Notwendigkeit einer separaten Anmeldung neuer Mitarbeiter. Stattdessen kannst du diese einfach auf der offiziellen Lohnmeldung zum Ende des Jahres deklarieren (unter Angabe der Personalien, AHV-Nummer und Geburtsdatum).

Die Beantragung einer AHV-Nummer für neue Mitarbeiter ohne eine solche, beispielsweise bei internationalen Einstellungen, erfolgt über die zuständige Ausgleichskasse.

Im Falle von Mitarbeitern mit Kindern besteht abhängig von der Familienkonstellation ein Anspruch auf Familienzulagen. Hierbei obliegt es deiner Verantwortung, diese bei der Familienausgleichskasse zu beantragen. Die beste Anlaufstelle hierfür ist in den meisten Fällen deine AHV-Ausgleichskasse, da die Familienausgleichskasse oft dort angeschlossen ist.

Um diese Schritte zu vollziehen, benötigst du die folgenden Dokumente und Informationen von deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter:

• Sozialversicherungsausweis (AHV/IV/EO) oder Krankenversicherungskarte der Kinder
• Datum der Aufnahme der letzten Beschäftigung der Partnerin oder des Partners
• Bruttoeinkommen der oder des Angestellten

8. Braucht die angestellte Person eine BVG, eine UVG und eine KTG?

Die Anmeldung bei der Pensionskasse ist erforderlich, wenn der Bruttolohn mindestens CHF 22’050 pro Jahr beträgt und die Anstellungsdauer auf mehr als drei Monate oder auf unbestimmte Zeit festgelegt wird. Hierbei gilt die Versicherungspflicht ab Tag 1, auch wenn sich die Person zunächst in der Probezeit befindet.

Zur Anmeldung brauchst du die folgenden Daten:

• Name und Adresse
• AHV-Nummer
• Eintrittsdatum
• Pensum
• Jahreslohn

Des Weiteren ist es erforderlich, deine Mitarbeitenden vor den Konsequenzen von Unfällen und Berufskrankheiten zu schützen, folglich solltest du eine Unfallversicherung abschliessen. Sobald du die erste versicherungspflichtige Person einstellst, ist es notwendig, dies der von dir gewählten Unfallversicherung zu melden. Beachte jedoch, dass die Auswahl nicht vollständig flexibel ist: Mitarbeitende in bestimmten Branchen unterliegen der obligatorischen Versicherung bei der Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt (Suva). Informiere dich im Vorfeld, ob dies auf dein Unternehmen zutrifft.

Während die Krankentaggeldversicherung meist nicht zwingend ist, erweist sie sich als durchaus sinnvoll (Prüfe auch, ob diese Versicherung ggf. in einem GAV geregelt ist. In diesem Fall musst Du Dich daran halten). Die Krankentaggeldversicherung übernimmt die Kosten für die Lohnfortzahlung von Mitarbeitenden, die aufgrund von Krankheit oder Schwangerschaft ausfallen.

Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass deine Mitarbeitenden durch eine Krankentaggeldversicherung über das gesetzliche Minimum hinaus von Lohnfortzahlungen profitieren. Dies trägt wiederum dazu bei, dich als attraktive Arbeitgeberin oder attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.

Hier findest du genauere Informationen zum Thema Vorsorge.

9. Muss ich irgendwo angeben, dass ich Mitarbeitende anstelle?

Mitarbeitende sollten bei den folgenden Instanzen angemeldet werden:

• Zuständige Ausgleichskasse
• Familienausgleichskasse (Falls Mitarbeitende mit Kinder)
• Pensionskasse (Falls Bruttolohn > CHF 22’050 pro Jahr)
• Unfallversicherung
• Krankentaggeldversicherung (Optional)

10. Wie lange darf die Probezeit sein?

Gemäss Gesetz gilt bei unbefristeten Arbeitsverhältnissen der erste Monat als Probezeit. Durch schriftliche Vereinbarung, Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag kann die Probezeit verkürzt, ganz wegbedungen oder auf höchstens drei Monate verlängert werden. Übrigens: Diese Regelung gilt auch bei Teilzeitarbeit. Die Probezeit verlängert sich nicht, wenn jemand nur halbtags arbeitet.