Comment engager des collaborateurs

Ton entreprise connaît des développements positifs et tu envisages maintenant d'embaucher ton premier collaborateur ? Réussir un recrutement exige une planification minutieuse. Voici à quoi être attentif et comment s'y prendre en pratique

La décision d'embaucher son premier collaborateur ou sa première collaboratrice est un jalon important pour ton entreprise. Cela signale non seulement que tu as réussi jusqu'à présent, mais aussi que tu es prêt à continuer à croître.

Pour que cette étape de croissance soit couronnée de succès, nous répondons aux 9 questions les plus fréquentes que se posent les créateurs d'entreprise au sujet du recrutement de personnel.

1. Quel est le moment idéal pour un premier recrutement?

• Tu es stressé et aspires à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Tu n'es pratiquement plus disponible pour tes clients car les réunions et les appels téléphoniques t'occupent toute ta journée.
• Les tâches administratives te prennent un temps précieux que tu préférerais utiliser de manière plus productive.
• Ton activité commerciale s'étend et tu as besoin de bras supplémentaires et/ou d'une expertise spécifique.
• Tu aimerais une nouvelle source d'inspiration et un regard neuf sur ton entreprise.
  
  

Une fois le moment idéal pour recruter choisi, il s'agira maintenant de comprendre comment faire.

2. Les entreprises individuelles ont-elles le droit de recruter des collaborateurs/trices?

En Suisse, de nombreux créateurs d'entreprise commencent par une entreprise individuelle afin de déterminer de manière simple s'il existe un marché pour le produit ou le service à proposer. La création d'une raison individuelle est rapide et peu coûteuse, comme l'explique l'article de blog "Entreprise individuelle : avantages et inconvénients". Si l'entreprise individuelle se développe comme espéré, il devient vite évident qu'il faut engager des collaborateurs, ce qui ne pose aucun problème pour une entreprise individuelle.

Il faut néanmoins être conscient qu'en tant que propriétaire d'une raison individuelle, tu es personnellement responsable de la couverture légale de tes collaborateurs et que tu en assumes la responsabilité.

3. Comment recruter des employé(e)s?

Lors du recrutement, être attentif à valider si le(s) candidat(e)s pourront s'intégrer à la culture de l'entreprise et dans l'éventuelle équipe déjà en place (valeurs et comportements - "cultural fit"). Le nouveau collaborateur doit pouvoir enrichir l'équipe tant sur le plan de la personnalité que des compétences. Se souvenir que de nombreuses compétences s'acquièrent aussi en exerçant un emploi.

1. Définir le poste

• Quelles sont les tâches et les responsabilités du poste ?
• Quelles sont les qualifications et les connaissances spécifiques requises (formation, expérience professionnelle) ?
• Quels sont les conditions d'emploi et le taux d'activité appropriés ?

2. Débuter le recrutement

• Création et publication de l'offre d'emploi
• Recherche active de candidats et partage des informations sur le poste auprès de tes réseaux
• Collaboration avec des agences de recrutement ou participation à des Salons de l'emploi

3. Gestion des candidatures et du processus de recrutement

• Préparation de l'entretien : définis des objectifs clairs pour l'entretien d'embauche. Planifie l'entretien de manière à obtenir une image aussi complète que possible du candidat (hard / soft skills et méthode de travail).
• Organiser l'entretien d'embauche et éventuellement convenir d'une journée d'essai.
• Vérifier les références des candidats présélectionnés : contacter les anciens employeurs et, si pertinent, demander un extrait de casier judiciaire et du registre des poursuites.

4. Puis-je recruter des personnes venant de l'étranger?

Si tu as l'intention d'engager des collaborateurs étrangers sans autorisation d'établissement (permis C), cela nécessite des réflexions et des démarches supplémentaires.

Dépôt de demandes de déclaration et d'autorisation

Pour les collaborateurs des pays de l'UE/AELE qui travaillent jusqu'à 90 jours par an en Suisse, il existe en principe une obligation d'annonce. L'annonce peut se faire via le site Internet du Secrétariat d'État aux migrations (SEM).

Pour les employés des pays de l'UE/AELE qui travaillent plus de 90 jours par an en Suisse, une autorisation est nécessaire. Si tu n'en as pas encore une, il est de ta responsabilité de déposer la demande d'autorisation correspondante auprès de l'autorité cantonale du marché du travail compétente.

Annonce pour  l'imposition à la source

Les collaborateurs soumis à l'impôt à la source (employés étrangers sans permis d'établissement) doivent être déclarés à l'administration fiscale compétente dans les huit jours suivant leur entrée.

5. Contrat de travail

Le contrat de travail peut être conclu par écrit, oralement (et même, en théorie, tacitement). Il est généralement judicieux d'établir un contrat écrit.  Les contrats écrits sont obligatoires dans certaines circonstances, comme par exemple pour les contrats d'apprentissage.

Un contrat de travail doit comporter les éléments suivants 

Eléments d'un contrat de travail 

• Coordonnées de l'entreprise ou de l'employeur
• Données personnelles de l'employé(e)Date du début de la relation de travail
• Lieu de travail
• Type d'activité (désignation de la fonction)
• Etendue de l'activité et taux d'occupation
• Vacances et réglementation des vacances
• Montant du salaire (plus suppléments éventuels)
• Délais de résiliation et éventuelle période d'essai

Contrats à durée indéterminée

Préciser les motifs et délais de résiliation. La période d'essai d'un mois peut être raccourcie, supprimée ou prolongée jusqu'à une période maximale de trois mois.

Contrats à durée déterminée

Bien que la loi ne prescrive pas de période d'essai obligatoire, il est possible d'en convenir une si souhaité. Penser à indiquer la date de fin de l'emploi, à moins qu'elle ne soit déterminée par l'achèvement d'un projet mentionné dans le contrat.

Penser également aux aspects suivants

• Informations sur les règlements en vigueur
• Dispositions relatives aux cotisations sociales à l'AVS et à l'AI
• Règlement de la caisse de pension (si nécessaire)
• Droit au salaire / droits et obligations en cas de maladie, de grossesse, de maternité et d'accident ainsi que d'autres pertes de gain
• Eventuellement assurance d'indemnités journalières en cas de maladie et autres prestations facultatives

6. Quels types d'engagement existe-t-il?

Celui qui souhaite engager un collaborateur doit notamment décider si le contrat de travail doit être à durée déterminée ou indéterminée. 

Si l'on a besoin d'un collaborateur uniquement pour remplacer temporairement un autre collaborateur ou pour la durée d'un projet, il est recommandé d'opter pour un contrat de travail à durée déterminée. Si l'on souhaite garder un collaborateur pour une période plus longue, il est recommandé de conclure un contrat de travail à durée indéterminée. Il faut en outre décider du type d'engagement du collaborateur:

• Poste à temps plein (100%)
• Poste à temps partiel (occupation principale avec taux d'activité <100%)
• Poste accessoire (en parallèle avec un autre engagement)
• Etudiant salarié (travail en cours d'études)
• Mini travail (salaire annuel < CHF 2300)
• Stage (acquisition d'une première expérience professionnelle)

7. Comment assurer les collaborateurs/trices?

Les employeurs ont l'obligation légale d'enregistrer leurs employés auprès de la caisse de compensation et, le cas échéant, de demander des allocations familiales. Tu trouveras plus d'informations sur la page consacrée à la couverture et à la prévoyance.

Quand débute l'obligation de cotiser au premier pilier (AVS/AI/APG/AC) ?

L'obligation de cotiser aux assurances sociales (AVS, AI, APG et AC) commence le 1er janvier suivant le 17e anniversaire. Les nouveaux employés sans numéro d'assurance sociale existant doivent être annoncés immédiatement à la caisse de compensation, tandis que pour les employés disposant d'un numéro, l'annonce peut se faire soit immédiatement, soit au plus tard avec la déclaration de salaire de fin d'année. La caisse de compensation cantonale sert ici de point de contact efficace. Si cette idée te fait déjà penser à une charge bureaucratique - ne t'inquiète pas, ce processus peut aujourd'hui être facilement effectué en ligne.

Si ton entreprise est déjà enregistrée auprès de la caisse de compensation, il n'est pas nécessaire d'inscrire séparément les nouveaux collaborateurs. Au lieu de cela, tu peux simplement les déclarer sur la déclaration officielle des salaires à la fin de l'année (en indiquant les données personnelles, le numéro AVS et la date de naissance).

La demande d'un numéro AVS pour les nouveaux collaborateurs qui n'en ont pas, par exemple en cas d'embauche internationale, se fait par le biais de la caisse de compensation compétente.

Quand les allocations familiales sont-elles dues ?

• Carte d'assurance sociale (AVS/AI/APG) ou carte d'assurance maladie des enfants
• Date du début du dernier emploi du ou de la partenaire
• Revenu brut de l'employé(e)

Quand faut-il cotiser à la caisse de pension (2e pilier) ?

L'inscription à la caisse de pension est nécessaire lorsque le salaire brut s'élève au moins à 22 050 CHF par an et que la durée de l'emploi est fixée à plus de trois mois ou à une durée indéterminée. Dans ce cas, l'obligation d'assurance s'applique dès le premier jour, même si la personne se trouve d'abord en période d'essai.

Les données suivantes sont nécessaires pour l'inscription:

• Nom et adresse 
• Numéro AVS
• Date d'entrée
• Taux d'occupation
• Salaire annuel

Faut-il une assurance d'indemnités journalières en cas de maladie (IJM) ?

L'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie n'est généralement pas obligatoire, elle s'avère cependant tout à fait utile. Pense à vérifier si cette assurance est réglée dans la CCT de ta branche car tu devrais alors t'y conformer.

L'assurance d'indemnités journalières maladie prend en charge les coûts liés au maintien du salaire des collaborateurs absents pour cause de maladie ou de grossesse. Un avantage supplémentaire réside dans le fait que, grâce à une assurance d'indemnités journalières en cas de maladie, tes collaborateurs bénéficient d'un maintien de leur salaire au-delà du minimum légal. Cela contribue à son tour à te positionner comme un employeur attractif.

Faut-il une assurance accidents (LAA) ?

Il est nécessaire de protéger tes collaborateurs contre les conséquences des accidents et des maladies professionnelles, c'est pourquoi tu dois conclure une assurance accidents. Dès que tu embauches la première personne soumise à l'obligation d'assurance, il est nécessaire de le signaler à l'assurance accidents que tu auras choisie. Selon la branche dans laquelle tu es, tes collaborateurs pourraient être soumis à l'assurance obligatoire de la Caisse nationale suisse d'assurance en cas d'accidents (Suva). Renseigne-toi au préalable pour savoir si cela s'applique à ton entreprise.

8. Qui dois-je informer de l'engagement d'employé(e)s

Voici où annoncer de nouveaux collaborateurs

• Caisse de compensation pertinente
• Caisse d'allocations familiales (collaborateurs avec enfants)
• Caisse de pension (si salaire annuel > CHF 22'500)
• Assurance accidents
• Assurance indemnités journalières en cas de maladie (facultative, voir point 7)